- Home
- Hoe kun je goed samenwerken me...Hoe kun je goed samenwerken met andere organisaties?
- Zo geef je strategische samenw...Zo geef je strategische samenwerking goed vorm
Zo geef je strategische samenwerking goed vorm
Een goede strategische samenwerking begint aan de tekentafel: daar ontdek je of doelen, belangen, partners en afspraken echt bij elkaar passen.
In het eerste artikel van deze driedelige reeks, over de aanleidingen om strategisch samen te werken, bespraken Hester van der Burg en Maikki Huurdeman van maatschappelijk organisatieadviesbureau Van de Bunt verschillende startpunten voor samenwerking en hun uitdagingen.
In dit tweede deel gaan ze verder in op de vormingsfase: de fase waarin je onderzoekt of een samenwerking kansrijk is en wat daarvoor nodig is.
Waarom de vormingsfase belangrijk is
De verkenning is begonnen. Jullie zien strategische samenwerking als antwoord op een groter maatschappelijk vraagstuk. Maar voordat je echt van start gaat, is het belangrijk om te onderzoeken of de samenwerking stevig genoeg is en leg je de basis voor de verdere samenwerking.
In de vormingsfase tast je met elkaar af welke ideeën, verwachtingen en belangen er zijn. Passen die echt bij elkaar? Is het gezamenlijke doel scherp genoeg? Zitten de juiste partners aan tafel? En zijn er afspraken nodig om goed samen te kunnen werken?
Dat kost tijd, maar het is een goede investering. Je bouwt een stevig fundament voor jullie samenwerking. Of je komt er op tijd achter dat het toch niet past. Ook als het niet blijkt te passen is dat goed bestede tijd. Want als knelpunten pas in de uitvoering zichtbaar worden, leidt dat vaak tot spanning, gedoe of zelfs een breuk.
In het kort: hoe ziet dat aftasten in de vormingsfase er uit?
In de vormingsfase onderzoek je of een strategische samenwerking echt kansrijk is. Daarbij kijk je naar vier elementen:
- Het gemeenschappelijke doel. Willen we echt hetzelfde bereiken?
- De belangen en doelen van elke partner. Welke belangen spelen er en is het belang van meedoen aan de samenwerking voor elke partner even groot? Hoe maken we het voor alle partners de moeite waard om zich echt te committeren?
- De juiste samenstelling van de partnergroep. Hebben we o.a. de benodigde expertise en uitvoeringskracht voor een succesvol samenwerkingsverband?
- De afspraken die nodig zijn om goed samen te werken. Hoe gaan we om met besluitvorming, verdeling van werklast, financiering en verantwoordelijkheden?
Deze vier elementen hangen met elkaar samen. Verandert er iets in één element, bijvoorbeeld omdat er een nieuwe partner bijkomt? Dan moet je vaak ook opnieuw kijken naar het doel, de belangen en de afspraken.
In bovenstaand plaatje vind je de vier elementen in het vormen van een samenwerkingsverband terug. De cirkel laat zien dat er sprake is van een soort doorgaande beweging. Het is namelijk zeer waarschijnlijk dat deze vier elementen in de vorming van het samenwerkingsverband meerdere keren aan de orde zullen komen.
Stel, jullie zijn al een heel eind maar komen erachter dat er specifieke expertise mist en nog een partner nodig hebben om de aanpak goed te krijgen, dan zal je met deze nieuwe partner opnieuw in gesprek moeten over bijvoorbeeld de gezamenlijke en individuele doelen en de afspraken. Het is in ieder geval van belang dat het geheel van de vier elementen samen klopt. Dat lijkt misschien veel extra tijd te kosten, maar zal je juist op de lange termijn veel tijd en frustratie besparen.
Voorbeeld uit de praktijk
Drie vrijwilligersorganisaties schrijven zich samen in voor een programma, mede omdat een financier samenwerking belangrijk vindt. Ze kennen elkaar enigszins, maar hebben ook beelden over elkaar die niet altijd blijken te kloppen.
Die aannames gaan over allerlei zaken: wat de organisaties precies doen, voor welke doelgroepen ze werken, welke werkwijze ze hebben en wat voor cultuur er binnen de organisaties is.
Voordat ze goed samen aan de slag kunnen, zijn gesprekken nodig over het doel, de belangen, de verwachtingen en ieders bijdrage. Ook moeten ze elkaar beter leren kennen: hoe werkt iedereen in de praktijk, waar vullen ze elkaar aan en waar zit overlap?
Regelmatig terug naar de tekentafel gaan blijkt nodig, maar ook effectief. Het vertrouwen groeit en de samenwerking wordt scherper.
1. Het gemeenschappelijke (overkoepelende) doel
Wees precies.
In samenwerkingen lijkt het soms alsof iedereen hetzelfde bedoelt, terwijl dat in de praktijk niet zo is. Begrippen kunnen voor verschillende partners iets anders betekenen. Neem een doel als 'het vergroten van zelfredzaamheid'. Bedoel je dat mensen zelf initiatief nemen om hulp te vragen? Of bedoel je dat mensen hun problemen zoveel mogelijk zelf oplossen?
Dat verschil lijkt klein, maar kan in de uitvoering veel uitmaken.
Een scherp gemeenschappelijk doel geeft richting, houvast en energie. Zeker als je later tegen knelpunten aanloopt. Ook kun je alleen goed monitoren en bijsturen als je weet wanneer je tevreden bent met het resultaat.
2. De belangen van elke partner
Erken verschillen en maak ze bespreekbaar. Elke partner stapt met eigen belangen, doelen en verwachtingen in de samenwerking. Dat is niet erg. Sterker nog: verschillen mogen er zijn, zolang ze elkaar niet in de weg zitten.
Een grote zorginstelling en een kleine sportvereniging kunnen bijvoorbeeld allebei willen bijdragen aan een maatschappelijk doel. Tegelijk kunnen hun belangen verschillen. De zorginstelling wil cliënten passende ondersteuning bieden. De sportvereniging wil misschien ook nieuwe leden of vrijwilligers bereiken.
Dat hoeft geen probleem te zijn. Het wordt pas lastig als die belangen niet uitgesproken worden.
Partners blijven vaak gemotiveerder als ze elkaar ook helpen om de eigen doelen te bereiken. Daarom is het belangrijk om belangen, kosten, opbrengsten, macht, invloed en tempo open te bespreken.
3. De juiste partner
Welke partners zijn echt nodig om het gezamenlijke doel te bereiken? Welke kennis, ervaring, toegang tot de doelgroep, uitvoeringskracht of middelen zijn nodig?
Niet iedere partner hoeft dezelfde rol te hebben. Sommige partners dragen eindverantwoordelijkheid voor het samenwerkingsverband. Andere partners leveren een afgebakende bijdrage, bijvoorbeeld in de uitvoering, communicatie, financiering of het bereiken van een specifieke doelgroep.
Het helpt om niet alleen te kijken wie er mee wil doen, maar vooral welke rol iedere partner kan en wil vervullen.
Soms ontdek je tijdens de vormingsfase dat er iemand mist. Dan is het beter om dat vroeg te zien dan pas tijdens de uitvoering.
4. Passende afspraken
Maak afspraken die passen bij de aard van de samenwerking.
Afspraken helpen om verwachtingen duidelijk te maken. Ze zorgen ervoor dat partners weten waar ze ja tegen zeggen en welk commitment ze aangaan.
Dat hoeft niet altijd meteen een uitgebreid juridisch convenant te zijn. Soms past een intentieverklaring, mondelinge afspraak of eenvoudig afsprakenoverzicht beter. Kies wat past bij het type samenwerking, de risico’s en het vertrouwen dat er al is.
Een graadmeter: hoe groter de risico’s voor de doelgroep of partners, hoe belangrijker het wordt om zaken goed vast te leggen. Ook als het vertrouwen nog moet groeien, kan het helpen om afspraken explicieter te maken.
Belangrijk is dat afspraken de samenwerking ondersteunen. Ze moeten duidelijkheid geven, zonder de samenwerking onnodig zwaar of ingewikkeld te maken.
Wat kun je vastleggen in een samenwerkingsconvenant?
Een samenwerkingsconvenant kan helpen om afspraken helder vast te leggen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Aanleiding: De redenen waarom de samenwerking wordt aangegaan.
- Doel en context: Het doel van de samenwerking en de achtergrond.
- Samenwerkingspartners: De betrokken organisaties en hun rollen.
- Begripsomschrijvingen: Definitie van relevante termen.
- Inzet en investering van partners: Wat elke partij concreet zal inbrengen cq bijdragen.
- Verdeling van verantwoordelijkheden: Wie verantwoordelijk is voor welke taken.
- Afspraken over communicatie: Hoe de communicatie tussen de partijen verloopt.
- Evaluatie en monitoring: Hoe de samenwerking zal worden geëvalueerd.
- Procedure voor wijzigingen: Hoe het samenwerkingsconvenant kan worden aangepast.
- Looptijd en beëindiging: Hoe lang de samenwerking geldt en hoe deze kan worden beëindigd.
- Verwerking van persoonsgegevens: Afspraken over privacy en hoe gegevens worden uitgewisseld en beschermd.
- Bijlagen: Bijvoorbeeld een werkproces, een privacyverklaring of een lijst met contactpersonen.
Niet elke samenwerking heeft al deze onderdelen nodig. Gebruik het vooral als checklist om te bepalen wat voor jullie samenwerking belangrijk is.
Terug naar de tekentafel hoort erbij
De vier elementen uit het model komen vaak meerdere keren terug. Dat is normaal. De context kan veranderen. Een partner kan afhaken of juist aansluiten. Er kan nieuwe financiering komen. Of tijdens de uitvoering blijkt dat het doel toch scherper moet.
Gun jezelf en elkaar die zoektocht. Terug naar de tekentafel gaan betekent niet dat de samenwerking mislukt. Het kan juist helpen om de basis sterker te maken.
In het laatste artikel van deze reeks lees je hoe partners in de uitvoering blijven investeren in vertrouwen en samenwerking.