Strategische samenwerking is voortdurend investeren in vertrouwen

In het kort: waarom is investeren in vertrouwen zo belangrijk? 

Als de vormingsfase achter de rug is en de afspraken zijn gemaakt, kan de samenwerking van start. In de ideale situatie hebben jullie goed nagedacht over het gezamenlijke doel, de bijdrage van elke partner en de manier waarop jullie samenwerken.

Toch blijkt in de praktijk vaak dat bepaalde keuzes minder goed werken dan vooraf gedacht. Of dat partners toch verschillende beelden hadden bij wat is afgesproken. Dat vraagt om regelmatig monitoren, evalueren en bijsturen. Niet pas als het misgaat, maar juist tussendoor. Terugkerende spanning, afnemende energie of partners die minder betrokken raken, kunnen signalen zijn dat er iets in de samenwerking niet goed zit.

Ook de omgeving verandert. Denk aan nieuwe wet- en regelgeving, maatschappelijke ontwikkelingen, bezuinigingen, het vertrek van een sleutelpersoon of veranderingen binnen één van de partners. Daardoor kan een samenwerking die eerst logisch was, later om nieuwe afspraken vragen.

Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang er genoeg vertrouwen is om dit open met elkaar te bespreken. Het wordt pas lastig als er geen ruimte is om de samenwerking bij te stellen. Daarom vraagt strategische samenwerking om voortdurende aandacht voor vertrouwen: niet alleen bij de start, maar juist ook als de samenwerking loopt.

De samenwerking blijft alleen sterk als partners niet alleen sturen op het gezamenlijke doel, maar ook op de samenwerking zelf.

Voorbeeld uit de praktijk

Een samenwerkingsverband van wel vijftien organisaties richt zich op de kracht van sport, onder andere voor deelnemers met een beperking. In het begin is iedereen gemotiveerd om mee te doen en onderdeel te zijn van het samenwerkingsverband. Maar na verloop van tijd ontstaan er in de stuurgroep lange discussies. Partijen blijken verschillend in de samenwerking te zitten en de energie lekt weg.

Tijdens een begeleide werksessie onderzoeken de partners wat er niet goed loopt. Daaruit blijkt dat de inrichting van de samenwerking niet meer past. Een kleinere stuurgroep is de oplossing. Een deel van de partners krijgt hierdoor juist meer ruimte om zich te richten op de concrete activiteiten voor de doelgroep.

3 praktische tips om je samenwerking sterk te houden

Zoals het praktijkvoorbeeld laat zien, is het belangrijk om veerkracht en vermogen te ontwikkelen om een samenwerking te kunnen aanpassen en daarmee sterk te houden. De omstandigheden veranderen, partners veranderen en in de uitvoering ontstaan altijd nieuwe vragen en uitdagingen. Door daar samen op te blijven sturen, houd je de energie vast en wordt het samenwerkingsverband steeds steviger.

Maar hoe doe je dat effectief in de praktijk?

1. Blijf alert op weeffouten

Tijdens de uitvoering ontstaan bijna altijd uitdagingen. De motivatie kan afnemen als tussentijds succes uitblijft. Partners kunnen verschillen in cultuur, tempo, werkwijze of bijdrage. Soms doet de ene partner tijdelijk veel meer dan de andere. Ook kan er iets veranderen binnen een partnerorganisatie. Denk aan een reorganisatie, financiële problemen, vertrek van een sleutelpersoon of minder beschikbare capaciteit.

Let daarom op signalen. Bijvoorbeeld als een partner steeds vaker overleggen afzegt, terughoudender wordt in de bijdrage of vooral het eigen belang naar voren brengt.

Vraag dan door. Wat zit daarachter? Is er iets veranderd? Is de rol nog haalbaar? Zijn de verwachtingen nog passend?

Soms is een praktische oplossing genoeg. Bijvoorbeeld betere informatie-uitwisseling, een andere vergaderstructuur of een duidelijkere rolverdeling. Maar soms moet je terug naar de vier elementen uit de vormingsfase om een dieperliggende weeffout eruit te halen.

Hoe eerder je die herkent, hoe beter.

2. Evalueer de inhoud én de samenwerking

Veel samenwerkingsverbanden evalueren vooral de inhoud. Zijn de doelen gehaald? Bereiken we de doelgroep? Boeken we voortgang? Dat is belangrijk. Maar minstens zo belangrijk is het evalueren van de samenwerking zelf.

Hoe loopt de samenwerking tussen partners? Is de rolverdeling nog duidelijk? Voelt iedereen zich voldoende betrokken? Is de werklast eerlijk verdeeld? Is er genoeg vertrouwen om lastige punten te bespreken? 

Maak daar bewust tijd voor. Bijvoorbeeld door periodiek, eens per half jaar of per jaar, een evaluatiemoment in te plannen. Laat partners eerst zelf terugkijken en breng de uitkomsten daarna samen. Onderzoekende vragen helpen daarbij beter dan beoordelende vragen.

Denk aan vragen als:

• Wat werkte de afgelopen periode goed in onze samenwerking?
• Waar liep het stroef?
• Welke afspraken helpen ons?
• Welke afspraken werken minder goed?
• Wat hebben we nodig om met energie verder te gaan?

Zo voorkom je dat irritaties in de onderstroom blijven hangen. Het helpt ook om gedoe minder persoonlijk te maken. Vaak gaat spanning in samenwerkingen niet over personen, maar over onduidelijke doelen, afspraken, rollen of verwachtingen.

3. Bespreek ook hoe je kunt stoppen of van rol veranderen

Een exit-strategie klinkt misschien zwaar, maar kan juist rust geven. Het betekent dat je vooraf bespreekt wat je doet als een partner wil stoppen, tijdelijk minder kan bijdragen of een andere rol wil innemen. Dat maakt het makkelijker om tijdens de uitvoering eerlijk te zijn over twijfel, spanning of veranderende omstandigheden.

Een partner kan bijvoorbeeld nog steeds achter het doel staan, maar minder capaciteit hebben. Of een partner past beter in de uitvoering dan in de stuurgroep. Ook kan het zijn dat het samenwerkingsverband als geheel op een gegeven moment geen logische vorm meer is.

Door dit bespreekbaar te maken, voorkom je dat stoppen of veranderen voelt als falen.

Een laagdrempelige manier is om dit onderdeel te maken van de periodieke evaluatie. Vraag elke partner bijvoorbeeld:

• Willen we de komende periode blijven bijdragen?
• Kunnen we de komende periode blijven bijdragen?
• Past onze huidige rol nog?
• Willen we dezelfde rol houden, een kleinere rol nemen of stoppen?
• Wat betekent dat voor de andere partners?

Zo blijft de samenwerking eerlijk en realistisch.

Tot slot

Al met al zijn er veel dingen die je kunt doen om een samenwerkingsverband optimaal te laten werken of goed te kunnen afhechten. Door daar als partners bewust mee bezig te zijn verhogen jullie de effectiviteit en vergroot je de kans op succes van de samenwerking. 

Wil je nog meer weten over de feitelijk vorming en uitvoering van een strategische samenwerking? Lees dan ook de volgende twee blogs in deze reeks:

Lees hier blog deel 1 over de verschillende aanleidingen van een samenwerking en hun uitdagingen

Lees hier blog deel 2 over de vormingsfase van strategische samenwerking