Van frictie naar groei: hoe ga je om met groeipijn in je organisatie?

In mijn werk begeleid ik vaak pioniers en besturen van sociale initiatieven. Zij hebben het niet alleen druk, maar dragen ook zware verantwoordelijkheden. Soms zien ze door de bomen het bos niet meer. In dit blog geef ik voorbeelden en tips om je organisatie efficiënt in te richten, juist in groeifases. 

Op de vraag aan hen wat er nu nodig is, kwamen antwoorden als: “Behoefte aan meer mensen, meer geld, professionele externe hulp”, “Onze informele plek behouden en toch de interne organisatie professionaliseren” en “Mijn rol in de toekomst van de organisatie ter discussie stellen”. Herkenbaar?

Frictie in de interne organisatie

Huidige tijden zijn uitdagend voor leiders van sociale initiatieven: complexe belangengroepen, hybride financiering, lage salarissen en moeilijk te vinden personeel door een krappe arbeidsmarkt. De focus op de doelgroep kan de interne organisatie verwaarlozen, wat leidt tot groeipijn, conflicten of financieringsproblemen. Hoe verander je deze fricties in een versterking van je organisatie? De volgende vijf stappen helpen je op weg. 

5 stappen hoe je met organisatorische frictie kunt omgaan

Stap 1.    Frictie is een signaal dat je bent gegroeid

Frictie in je organisatie wordt meestal veroorzaakt door snelle groei waarop je nog niet was voorbereid. Het is een signaal dat je in een andere fase bent beland. Maar wat kan je organisatie rust geven als er sprake is van frictie? Inzicht. Waar zit de groeipijn? Wat is er eigenlijk aan de hand?  

Dat heb ik ervaren met directeuren en pioniers die ik kon uitleggen dat als je groeit met je organisatie je door verschillende (groei)fasen heen gaat. En als je, vaak ongemerkt, in een volgende fase zit, werken oude afspraken, rolverdelingen en interne afspraken niet meer. Dat is heel normaal en valt ook niet te voorkomen. Maar het kan wel tot conclusies of besluiten leiden die hard en ongewenst zijn. Het kan zijn dat de inrichting van het werk anders moet. De financiële huishouding moet op orde komen. Het bestuur moet meedoen of misschien opstappen. 

Startende pioniers zijn vaak geweldige innovators, maar geen goede managers. Verandering kan moeilijk zijn. Dat is soms een reden om weg te kijken en nog harder te werken zoals je al eerder deed. Je krijgt het nóg drukker en dit vergt het uiterste van je. Kortom: er is een grote kans dat je in een frictiefase bent beland als je oude manier van werken niet meer voldoet. Accepteer de situatie, evalueer grondig of vraag een expert om hulp. Met meer inzicht kun je beter bepalen wat nodig is om problemen aan te pakken.

Stap 2.    Kijk, luister en observeer de frictie voordat je handelt

Voordat je tot actie overgaat, is het belangrijk dat je weet in welke fase van groei jouw organisatie is beland. In het onderzoeksrapport ‘Van Capacity Building naar Funding Plus’ presenteer ik samen met Suzanne Kooij een beschrijving van groeifasen van organisaties. Daardoor kun je vaststellen wat er bij jouw organisatie speelt.

Vaak begin je als startende of pioniersorganisatie met veel passie, een informele werkcultuur, een vriendenbestuur en soms niet eens een kantoor. Bij succes groei je door: je krijgt meer werk, je neemt mensen aan, de geldstroom wordt groter. Het wordt erg druk en plotseling gaat er iets mis: iemand wordt ziek, een subsidie gaat niet door, de (financiële) administratie blijkt niet op orde. Als ondernemer heb ik dit zelf ook allemaal meegemaakt.  

Als je dan afstand neemt en je observeert waar je zit, komt het besef dat je bent gegroeid. De oude structuur en interne organisatie werken niet meer. Er moet dus iets veranderen om door te kunnen groeien. Je moet je aanpassen aan de nieuwe fase waarin je feitelijk al bent beland. Wij noemen dat de fase naar de basisorganisatie. Vaak moet je dan bestuursleden wisselen, betere werkafspraken maken, zaken formeel regelen (zoals arbeidscontracten) of de pionier moet een andere rol innemen binnen de gegroeide organisatie. Soms niet leuk, maar vaak wel nodig. 

Stap 3.    Ga opnieuw naar de tekentafel: herschep je eigen toekomst

Als je onbewust in een groeifase zit, lijkt het alsof omstandigheden je hebben gevormd. Je bent populair en wordt vaak gevraagd, waardoor je geen nee durft te zeggen. Dit is een moment om even bij stil te staan. Wat zijn we aan het doen en waar willen we naartoe? Groeien is mogelijk, maar willen we dat ook?

Tijd voor een dagje op de hei. Tijd voor een dagje bezinning buiten de dagelijkse drukte. Doel: een toekomstgericht beleid. Je organisatie heeft een actuele strategie en langetermijnbeleid nodig om in te spelen op de groeimogelijkheden. Wil je groeien en zo ja, hoe? Balans tussen wat je wilt en kunt, en formuleer een plan voor je interne organisatie.

Bijvoorbeeld in de vorm van een plan van aanpak. Voor sommige organisaties helpt het om de CBF Erkenning of de Code Sociaal Ondernemen te gebruiken om zaken op orde te krijgen.

Stap 4.    Maak een plan van aanpak voor je interne verbetering

Nu je toch bezig bent met je interne organisatie - vaak een klus die niet per se leuk is maar wel noodzakelijk - kun je het beste nog meer zaken op een rijtje zetten. Hoe moet je de interne organisatie aanpassen aan de nieuwe fase waarin je organisatie is beland? Welke richting heb je gekozen voor je langetermijnbeleid?

Denk ook na wat voor organisatie je wil zijn. Klein faciliterend, groot landelijk, hiërarchisch of plat? Wil je nog steeds de rol van de pionier of directeur op je nemen? Kijk ook welke organisatiestructuur en welk bestuursmodel past bij jou past. Een raad van toezicht/directeur-bestuurder of verantwoordelijk bestuur met een directeur? Allerlei vragen waarop je antwoord kunt geven in je plan van aanpak. 
Kijk dus naar de volgende zaken:

• Is de organisatiestructuur geschikt voor je groeiambitie en beleid? In een (financieel) onzekere omgeving past een flexibele agile structuur met tijdelijke inhuur en een klein hoofdkantoor en het toedelen van ruime verantwoordelijkheid bij je mensen. Bij een stabiele omgeving en verdienmodel past een stevige organisatie met meer mensen, een managementteam, afdelingen en/of divisies. 
  
• Is je bestuursmodel nog passend? Past de verdeling van de verantwoordelijkheden tussen bestuur en directeur nog wel bij de dagelijkse praktijk en de risico’s die je neemt als organisatie? Je kunt overwegen om nieuwe bestuursleden aan te trekken met specifieke deskundigheid of tot een keuze komen voor een raad van toezicht met een directeur/bestuurder. 
  
• Is de financiële huishouding op orde? Met meer inkomsten en verschillende geldstromen is beheer en verantwoording een stevige klus. Is er actueel overzicht, kun je managementrapportages maken per kwartaal of per maand voor inzicht op het hoogste niveau? Lever je op tijd financiële verantwoordingen af?
  
• Hoe is het geregeld met je eigen mensen? Zorg voor goede arbeidscontracten. Creëer bij meerdere werknemers een loongebouw (waarin de loonverhoudingen zijn geregeld). Maar ook heldere contractuele afspraken met freelancers. Kijk verder naar mogelijkheden om te investeren in het opleiden en ontwikkelen van je mensen (bijv. met SLIM subsidie) Zorg voor een vrijwilligersbeleid met aandacht voor werving, selectie en het behouden van mensen. En besteed aandacht aan maatregelen om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen en wat je moet doen als dit wel plaatsvindt.
  
• Ben je transparant naar de buitenwereld? Publiceer op tijd je jaarverslagen en financiële cijfers op je website en voldoe aan ANBI-eisen en andere wettelijke regelingen. Overweeg het aanvragen van een CBF Erkenning of meld je aan bij de Code Sociale Ondernemingen en sta open voor klachten over je dienstverlening.

Stap 5.    Verzamel hulptroepen en creëer intern en extern draagvlak 

Verandering vraagt om een gedeelde visie en samenwerking. Je hoeft het niet alleen op te lossen. Als je de kennis en ervaring mist, zoek dan adviseurs en experts die met je kunnen meedenken. Betrek je team, bestuur, netwerk en financiers en andere belanghebbenden bij het opnieuw vormgeven van je organisatie. Bespreek fricties en kijk of zij deze ook herkennen. Deel je toekomstvisie en plannen. Zorg voor korte communicatielijnen. Zonder draagvlak kom je niet verder.

Tot slot. Frictie is een onoverkomelijke stap in de groei van je organisatie, die je serieus moet nemen. Je kunt frictie niet voorkomen, maar wel vroeg signaleren. Daardoor kun je veel ellende voorkomen en sneller inspelen op veranderingen. Begrijp wat er speelt en pak zelf de regie. Bepaal de koers van je organisatie en neem passende maatregelen voor verdere groei. Laat het oude los als het niet meer werkt. Toon lef en omarm de toekomst om nog meer impact te maken voor jouw missie!

Succes met je frictie en je missie!