Help, we lopen vast!

Op de vraag aan hen wat er nu nodig is, kwamen antwoorden als: “Behoefte aan meer mensen, meer geld, professionele externe hulp”, “Onze informele plek behouden en toch de interne organisatie professionaliseren” en “Mijn rol in de toekomst van de organisatie ter discussie stellen”. Herkenbaar?

Frictie in de interne organisatie

Deze tijd vraagt veel van pioniers en directeuren van sociaal initiatieven en sociale ondernemingen. Je opereert in een complex veld van belanghebbenden, hybride financieringsstromen, lage salarissen, grote gedrevenheid en vaak weinig efficiëntie. Bovendien is goed personeel moeilijk te vinden of vast te houden door de krappe arbeidsmarkt. De inzet voor de doelgroep staat voorop. Dat kan leiden tot verwaarlozing van je interne organisatie. Dan krijg je te maken met groeipijn of frictie in je organisatie: er ontstaan problemen, conflicten of financiering valt weg. Dit leidt tot paniek: Help, we zitten in de problemen! 

Hoe ga je hiermee om en hoe zet je frictie om in versterking van je organisatie? De volgende vijf stappen helpen je op weg.

5 stappen hoe je met organisatie frictie kunt omgaan

1.    Frictie is een signaal dat je bent gegroeid

Frictie in je organisatie wordt meestal veroorzaakt door snelle groei waarop je nog niet was voorbereid. Het is een signaal dat je in een andere fase bent beland. Maar wat kan je organisatie rust geven als er sprake is van frictie? Inzicht. Waar zit de groeipijn? Wat is er eigenlijk aan de hand?  Dat heb ik ervaren met directeuren en pioniers die ik kon uitleggen dat als je groeit met je organisatie je door verschillende (groei)fasen heen gaat. En als je, vaak ongemerkt, in een volgende fase zit, werken oude afspraken, rolverdelingen en interne afspraken niet meer. Dat is heel normaal en valt ook niet te voorkomen. Maar het kan wel tot conclusies of besluiten leiden die hard en ongewenst zijn. Het kan zijn dat de inrichting van het werk anders moet. De financiële huishouding moet op orde komen. Het bestuur moet meedoen of misschien opstappen. 

Vaak blijkt dat de starter of pionier een geweldige innovator is, maar geen goede manager. Besluiten om het anders te doen, kunnen dan extra pijn geven, zowel persoonlijk voor de oprichter als voor de organisatie. Dat is soms een reden om weg te kijken en nog harder te werken zoals je al eerder deed. Je krijgt het nóg drukker en dit vergt het uiterste van je. Kortom: er is een grote kans dat je in een frictiefase bent beland als je oude manier van werken niet meer voldoet. Denk bijv. aan je financieel beheer of het vastleggen van je relatiebestand. Probeer dat te accepteren en kijk eens goed naar de situatie waarin je bent terechtgekomen en wat er allemaal speelt. Of roep de hulp in van een buitenstaander of expert om met een kritische blik naar je organisatie te kijken. Als je beter inzicht krijgt in wat er precies aan de hand is, kun je pas nadenken over wat er nodig is om dit aan te pakken.

2.    Kijk, luister en observeer de frictie voordat je handelt

Voordat je tot actie overgaat, is het belangrijk dat je weet in welke fase van groei jouw organisatie is beland. In het onderzoeksrapport ‘Van Capacity Building naar Funding Plus’ presenteer ik samen met Suzanne Kooij een beschrijving van groeifasen van organisaties. Daardoor kun je vaststellen wat er bij jouw organisatie speelt. Vaak begin je als startende of pioniersorganisatie met veel passie, een informele werkcultuur, een vriendenbestuur en soms niet eens een kantoor. Bij succes groei je door: je krijgt meer werk, je neemt mensen aan, de geldstroom wordt groter. Het wordt erg druk en plotseling gaat er iets mis: iemand wordt ziek, een subsidie gaat niet door, de (financiële) administratie blijkt niet op orde. Als ondernemer heb ik dit zelf ook  allemaal meegemaakt.  Als je dan afstand neemt en je observeert waar je zit, komt het besef dat je bent gegroeid. De oude structuur en interne organisatie werken niet meer. Er moet dus iets veranderen om door te kunnen groeien. Je moet je aanpassen aan de nieuwe fase waarin je feitelijk al bent beland. Wij noemen dat de fase naar de basisorganisatie. Vaak moet je dan bestuursleden wisselen, betere werkafspraken maken, zaken formeel regelen (zoals arbeidscontracten) of de pionier moet een andere rol innemen binnen de gegroeide organisatie. Soms niet leuk, maar vaak wel nodig. 

3.    Ga opnieuw naar de tekentafel: herschep je eigen toekomst

Als je onbewust in een fase bent beland van groei en uitbouw, dan lijkt het erop dat je gevormd bent door de omstandigheden. Je bent populair, wordt voor veel gevraagd in het belang van je organisatie en je durft geen nee te verkopen. Maar nu is het een moment van bezinning. Waar zijn we mee bezig en vooral: waar willen we naartoe? Kennelijk kunnen we groeien, maar willen we dat ook? Tijd voor een dagje op de hei. Met de benen op tafel en je even onttrekken aan de dagelijkse realiteit. Het doel? Een nieuw beleid voor de toekomst. Je organisatie heeft een duidelijk en actueel langetermijnbeleid en een strategie nodig om om te gaan met je groeimogelijkheden. Wil je wel groeien? En in welke richting? Breng ‘wat wil je’ en ‘wat kun je met elkaar in balans. En formuleer daarin ook een opdracht voor de inrichting van je interne organisatie, bijvoorbeeld in de vorm van een plan van aanpak. Voor sommige organisaties helpt het om de CBF Erkenning of de Code Sociaal Ondernemen te gebruiken om zaken op orde te krijgen.

4.    Maak een plan van aanpak voor je interne verbetering

Nu je toch bezig bent met je interne organisatie - vaak een klus die niet per se leuk is maar wel noodzakelijk - kun je het beste nog meer zaken op een rijtje zetten. Hoe moet je de interne organisatie aanpassen aan de nieuwe fase waarin je organisatie is beland? Welke richting heb je gekozen voor je langetermijnbeleid? Denk ook na wat voor organisatie je wil zijn. Klein faciliterend, groot landelijk, hiërarchisch of plat? Wil je nog steeds de rol van de pionier of directeur op je nemen? Kijk ook welke organisatiestructuur en welk bestuursmodel past bij jou past. Een raad van toezicht/directeur-bestuurder of verantwoordelijk bestuur met een directeur? Allerlei vragen waarop je antwoord kunt geven in je plan van aanpak. 
Kijk dus naar de volgende zaken:

• Is de organisatiestructuur geschikt voor je groeiambitie en beleid? In een (financieel) onzekere omgeving past een flexibele agile structuur met tijdelijke inhuur en een klein hoofdkantoor en het toedelen van ruime verantwoordelijkheid bij je mensen. Bij een stabiele omgeving en verdienmodel past een stevige organisatie met meer mensen, een managementteam, afdelingen en/of divisies. 
• Is je bestuursmodel nog passend? Past de verdeling van de verantwoordelijkheden tussen bestuur en directeur nog wel bij de dagelijkse praktijk en de risico’s die je neemt als organisatie? Je kunt overwegen om nieuwe bestuursleden aan te trekken met specifieke deskundigheid of tot een keuze komen voor een raad van toezicht met een directeur/bestuurder. 
• Is de financiële huishouding op orde? Met meer inkomsten en verschillende geldstromen is beheer en verantwoording een stevige klus. Is er actueel overzicht, kun je managementrapportages maken per kwartaal of per maand voor inzicht op het hoogste niveau? Lever je op tijd financiële verantwoordingen af?
• Hoe is het geregeld met je eigen mensen? Zorg voor goede arbeidscontracten. Creëer bij meerdere werknemers een loongebouw (waarin de loonverhoudingen zijn geregeld). Maar ook heldere contractuele afspraken met freelancers. Kijk verder naar mogelijkheden om te investeren in het opleiden en ontwikkelen van je mensen (bijv. met SLIM subsidie) Zorg voor een vrijwilligersbeleid met aandacht voor werving, selectie en het behouden van mensen. En besteed aandacht aan maatregelen om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen en wat je moet doen als dit wel plaatsvindt.
• Ben je transparant naar de buitenwereld? Publiceer op tijd je jaarverslagen en financiële cijfers op je website en voldoe aan ANBI-eisen en andere wettelijke regelingen. Overweeg het aanvragen van een CBF Erkenning of meld je aan bij de Code Sociale Ondernemingen en sta open voor klachten over je dienstverlening.

5.    Verzamel hulptroepen en creëer intern en extern draagvlak 

Vergeet dat je het in je eentje moet oplossen. Interne verandering vergt een gedeelde visie en gezamenlijke inspanning. Als je de kennis niet in huis hebt, zoek dan een adviseur, meedenkers, mensen met expertise zodat je de juiste stappen zet om je interne organisatie op orde te krijgen. Neem je eigen mensen, bestuur, netwerk, financiers en andere belanghebbenden mee in het opnieuw vormgeven van je organisatie . Praat met mensen, kijk of zij de frictie ook herkennen, neem ze mee in je nieuwe toekomstbeeld en je plan van aanpak en houd de lijntjes kort. Zonder draagvlak bereik je niets.

Tot slot. In dit blog gaat het over veel zaken. Ik heb geprobeerd duidelijk te maken dat je frictie serieus moet nemen als stap in de groei van je organisatie. Je kunt het niet voorkomen, maar je kunt frictie wel in een vroeg stadium signaleren. Daardoor kun je veel ellende voorkomen en sneller handelen. Kijk goed naar wat er speelt en pak vervolgens de regie over waar je naartoe wilt met je organisatie. Neem daarna de maatregelen die nodig zijn om de gewenste groei in de veranderde organisatie voort te zetten. Hou niet vast aan het oude als het niet meer werkt. Toon lef en stap in een nieuwe toekomst om nog meer impact te maken voor jouw missie!

Succes met je frictie en je missie!