Hoe zet je een impactonderzoek op? 6 tips

Inhoudsopgave

1. Zorg voor draagvlak in je team & verandermanagement
2. Begin klein en werk doelgericht
3. Integreer impactmeting in bestaande processen
4. Denk het meetproces goed uit
5. Wees realistisch: niet alles is meetbaar
6. Vind mensen die helpen met analyseren

1. Zorg voor draagvlak in je team

Een impactonderzoek kost tijd en vraagt inzet. Het is dus essentieel dat je team het nut ervan inziet. Laat zien dat impactmeting juist houvast en richting kan bieden. Organisaties als Stichting Thuisgekookt gebruiken hun impactonderzoek als kompas voor toekomstige keuzes:

“Dit impactrapport is een leidraad geworden voor onze vervolgstappen. In het onderzoek zijn een aantal pijlers geïdentificeerd, zoals sociale contactmomenten, zelfredzaamheid en gezonder eetpatroon, waar we continu resultaten over ophalen bij deelnemers. Die eerste meting vormde de baseline en huidige resultaten zetten we af tegen eerder behaalde resultaten. Op die manier kunnen we zien of we vooruitgang boeken en waar we op moeten (bij)sturen. Dat biedt houvast en geeft ons richting. Ik vind dat heel prettig werken.” 

Impactmanagement begint bij Theory of Change (ToC)

Vaak begint impactmanagement bij het opstellen van een verandertheorie, een zogenoemde Theory of Change (ToC). Die maakt inzichtelijk hoe jouw activiteiten bijdragen aan een bepaald effect. Betrek je team vanaf bet begin bij de meting door samen een ToC analyse te maken.  

Theory of Change voorbeelden van andere initiatieven:

“Het was heel waardevol om de ToC met ons team samen te maken. Je hoort dan namelijk ook vanuit het team met welke bril zij naar het concept en de propositie kijken. Onze medewerkers staan met de voeten in de klei en hebben daardoor ongelofelijk veel relevante aanvullingen kunnen doen. Een ander voordeel is dat er een gevoel van eigenaarschap en meer motivatie ontstaat voor waar we naartoe willen en daarbij meer bewustzijn van ieders eigen aandeel. Inmiddels denkt iedereen ook heel actief mee hoe we meetbaar kunnen maken wat wij verwachten wat onze impact dan is en hoe we met die resultaten kunnen sturen op nog meer impact. Het proces van het samen opstellen van de ToC heeft daarin echt het verschil gemaakt.”  - Stichting Oud Geleerd Jong Gedaan (OGJG) 

“We hebben veel tijd gestopt in het uitwerken van de ToC. Het hielp om met verschillende mensen met verschillende perspectieven hieraan te werken, zoals iemand die meer op de details let en iemand die juist het grote plaatje in beeld houdt. Het heeft veel stof doen opwaaien, maar ook veel duidelijkheid gebracht over wie we zijn en wat we doen. Ik heb geleerd dat een ToC nooit af is. Ik pak de tool er daarom ook steeds weer bij als we weer nieuwe kennis opdoen. Op die manier scherpen we onze impactstrategie steeds verder aan.” – Ontmoetingen Online 

“Ik heb gepiekerd over hoe ik het team mee kon krijgen. Uiteindelijk is dit wel goed gelukt. Het maken van de ToC was daarin doorslaggevend; dat zij daar een onderdeel van mochten uitmaken. Ook hebben we nu de juiste mensen in een klein impact team. Zij worden heel blij van onderzoek en resultaten. Heel erg belangrijk om het team vanaf het begin erbij te betrekken.” - Stichting Oud Geleerd Jong Gedaan (OGJG) 

Het opstellen van zo’n theoretisch raamwerk leent zich dus uitstekend om je team te betrekken. Want dit raamwerk gaat over de essentie van jouw organisatie – dé manier waarop jij en je team dagelijks bezig zijn met impact maken. Zo geef je iedereen de kans om mee te denken en in te brengen waar zij nieuwsgierig naar zijn.

Dat leidt tot draagvlak, teamgevoel en vaak ook nieuwe inzichten. Nog een andere belangrijke tip ten aanzien van het team: begin waar de energie zit. Ga in je team op zoek naar mensen die onderzoek leuk vinden en/of hier al ervaring mee hebben. Zij kunnen anderen mogelijk ook verder enthousiasmeren. 

2. Impact meten als groeiproces: begin klein en werk doelgericht

Impact meten is een groeiproces. Je hoeft niet alles in één keer te willen vastleggen. Daarom is het bij het maken van een meetplan vooral belangrijk om stil te staan bij je doel. Stel jezelf eerst de vraag: wil je vooral leren, verbeteren of juist verantwoorden en communiceren over je impact? Dat bepaalt wat en hoe je meet. Dit bepaalt voor een groot deel wat en hoe je gaat meten.

Kies in het begin één of twee effecten die belangrijk zijn voor je missie. Bedenk wat je daarover wilt weten, en verzamel informatie op logische momenten – bijvoorbeeld na een activiteit, via een bestaande vragenlijst of door gesprekken.

Verzamel en verwerk die informatie gestructureerd. Door je data actief te gebruiken, met altijd het doel in je achterhoofd, kun je vragen identificeren met antwoorden waar je eigenlijk niets mee doet. Je meting komt zo steeds beter tot de kern, is simpeler en/of korter. Fijn voor jou en je respondenten.  

3. Integreer impactmeting in bestaande processen 

Impactonderzoek hoeft geen extra belasting te zijn als je het slim inbouwt in wat je al doet. Stichting Geluksacademie verwerkte impactvragen in hun normale werkwijze:

“Het maken van een meetplan helpt bij het nadenken over wat er echt belangrijk is in het meten - en wat goede meetmomenten zijn. Hierdoor hebben we impactvragen kunnen inbouwen in het digitale deel van de Geluksroute. Die mogelijkheid hadden we waarschijnlijk niet gezien als we dit niet zo grondig hadden uitgedacht.”  

Kijk dus goed naar je bestaande contactmomenten met deelnemers. Kun je daar een meetmoment aan koppelen? Zo houd je het werkbaar voor jezelf én relevant voor je doelgroep.

4. Denk het meetproces goed uit

In plaats van halsoverkop beginnen met meten, geven de ondernemers aan bewust wat extra tijd te investeren in het opzetten van een goed meet- en analyseplan. Dat maakt de dataverzameling makkelijker en de opgehaalde informatie beter.

Bedenk:

• Wat wil je meten?
• Welke data heb je nodig (cijfers of tekst)?
• Hoe verzamel je die?
• Waar bewaar je de data?
• Hoe en wie gaat het analyseren?

Dit is vooral een uitdaging als je al heel veel data verzamelt, maar erg belangrijk omdat je voorkomt dat je informatie verzamelt waar je achteraf niets aan blijkt te hebben. Voor ondernemers die met een ICT-toepassing werken, ligt er een kans om de dataverzameling daarin te verwerken.

“We nemen nu de tijd om de dataverzameling in onze online omgeving in te bouwen. Daardoor maken we het onszelf aan het begin iets moeilijker, maar wordt de data-analyse later makkelijker.” Stichting Geluksacademie

Voorbeelden van ICT-toepassingen en tools speciaal ontwikkeld voor (sociale) impact meten zijn bijvoorbeeld Servates en Deccos.

5. Wees realistisch: niet alles is meetbaar

Sociale doelen zijn niet altijd (kwantitatief) meetbaar. Het is in de praktijk moeilijk om álles te meten. Zo laten 'zachte’ resultaten zich niet altijd makkelijk vertalen in harde cijfers. Of je werkt met een kwetsbare doelgroep waarbij een traditionele manier van effectmeting niet voor de hand ligt.

Als financiers zoals gemeentes of fondsen hier wel om vragen, focus dan op datapunten die je wél inzichtelijk kunt maken: 

• Monitor bijvoorbeeld kliks of reacties op bepaalde thema’s (zoals eenzaamheid).
• Gebruik een laagdrempelige tool, zoals een chatbot, voor zelfreflectie.
• Verzamel zo laagdrempelig kwalitatieve verhalen of feedback van deelnemers.

Zie ook dit webinarfragment over hoe ForwardInc groei in zelfvertrouwen inzichtelijk maakt en deze video waarin Cash2Grow uitlegt hoe zij resultaten meten bij een doelgroep die niet gemakkelijk zelf een evaluatie-vragenlijst kan interpreteren. 

6. Vind mensen die helpen met analyseren 

Het verzamelen van data is één ding, maar wie analyseert het? Denk hier vroeg over na. Heb je niemand in huis die dit kan, overweeg dan om:

• Externe hulp in te schakelen.
• De meetmomenten te spreiden.
• Te kiezen voor minder, maar gerichtere vragen.

Zo voorkom je dat je straks een berg informatie hebt liggen die je niet gebruikt. Heb je hier geen funding voor? Er zijn genoeg opties om tijdelijk externe hulp in te schakelen tegen maatschappelijk-vriendelijke prijzen. Het is natuurlijk wel belangrijk dat je de kennis en kunde vervolgens in je eigen organisatie toepast.